Vlastní doména emailu znamená, že vaše adresa za zavináčem nekončí názvem poskytovatele pošty, ale názvem vaší firmy, například vasefirma.cz. Zákazník v ní vidí jméno, které zná z webu, a vy máte poštu pod kontrolou, ať ji zrovna hostuje kdokoli. Tento článek vysvětluje, jak to funguje, co je potřeba nastavit a čeho se vyvarovat.
Vlastní doména emailu: co to je a proč ji mít
Doména je adresa, pod kterou najdete web, třeba vasefirma.cz. Stejný název lze použít i za zavináčem v e-mailu. Adresa pak vypadá důvěryhodně a každá odeslaná zpráva připomíná vaši značku.
Hlavní důvody, proč se to vyplatí:
- Důvěryhodnost. Adresa s názvem firmy působí vážněji než obecná schránka zdarma. Příjemce hned pozná, od koho zpráva je.
- Nezávislost. Doména patří vám. Když změníte poskytovatele pošty, adresy zůstanou stejné a nemusíte nikomu oznamovat novou.
- Pořádek ve firmě. Můžete mít společné adresy pro dotazy či fakturaci i adresy jednotlivých lidí. Když někdo odejde, schránku převedete jinam.
- Lepší doručitelnost. Správně nastavená doména má větší šanci, že se zprávy nedostanou do nevyžádané pošty.
Podrobnější návod od začátku najdete v článku Jak vytvořit vlastní emailovou doménu.
Z čeho se vlastní doména emailu skládá
K fungující adrese potřebujete tři věci.
- Doménu. Zaregistrujete ji u registrátora nebo ji dostanete v rámci hostingu. Důležité je, aby zůstala vaše.
- Poštovní schránky. Někde musí zprávy fyzicky ležet. Schránky může poskytovat hostingová firma nebo specializovaná poštovní služba.
- DNS záznamy. Jsou to malé textové instrukce, které říkají internetu, kam má pošta pro vaši doménu chodit a kdo ji smí odesílat.
Právě třetí bod lidé nejčastěji podcení. Schránku si vytvoříte za pár minut, ale bez správných záznamů pošta buď nedorazí, nebo skončí ve spamu.
MX, SPF, DKIM a DMARC jednoduše
Tyto čtyři zkratky tvoří základ spolehlivé firemní pošty:
- MX určuje, který poštovní server přijímá zprávy pro vaši doménu. Když je špatně, pošta k vám vůbec nedojde.
- SPF je seznam serverů, které smějí posílat zprávy jménem vaší domény. Příjemcův server podle něj pozná, jestli odesílatel nepodvádí.
- DKIM přidává ke každé zprávě digitální podpis. Příjemce tak ověří, že zpráva cestou nebyla změněna a skutečně pochází z vaší domény.
- DMARC říká, co dělat se zprávami, které SPF nebo DKIM neprojdou: nechat být, dát do spamu, nebo odmítnout. Zároveň umožňuje dostávat hlášení o pokusech zneužít vaši doménu.
Bez těchto záznamů je snazší vaši adresu zfalšovat a velcí poskytovatelé pošty nepodepsané zprávy stále častěji odmítají nebo řadí do spamu. Nastavení se proto nevyplatí odbýt.
Jak postupovat krok za krokem
- Zvolte název domény. Ideálně krátký, snadno diktovatelný a shodný s názvem firmy. Koncovka .cz je pro české publikum přirozená.
- Rozhodněte, kde bude pošta. Zvažte počet schránek, velikost úložiště a podporu. Zvolte řešení, které zvládnete spravovat, nebo které za vás někdo spravuje.
- Vytvořte schránky. Jednu pro každého člověka a jednu či dvě společné, například pro obecné dotazy.
- Nastavte MX, SPF, DKIM a DMARC. Hodnoty vám poskytovatel pošty zpravidla předepíše. Vložíte je do správy DNS u domény.
- Otestujte. Pošlete zprávy na různé adresy a ověřte, že dorazí do doručené pošty, ne do spamu. Zkontrolujte i odpovědi.
- Připojte poštu v telefonu a počítači. Schránky přidejte do poštovních aplikací a zrušte staré přeposílání z dočasných adres.
Časté chyby
- Víc záznamů SPF. Pro doménu smí existovat jen jeden. Dva záznamy se navzájem vyřadí.
- Zapomenuté služby třetích stran. Pokud z vaší domény posílá zprávy i formulář na webu, newsletter nebo fakturační program, musí být v SPF a ideálně i v DKIM.
- DMARC nastavený příliš přísně hned na začátku. Začněte sledovacím režimem, přečtěte si hlášení a teprve potom pravidlo zpřísněte.
- Doména registrovaná na někoho jiného. Dbejte, aby byla vedená na vás nebo na vaši firmu, jinak o ni můžete při rozchodu s dodavatelem přijít.
- Nikdo to nehlídá. Záznamy se časem mění: přibude nová služba, změní se poskytovatel. Bez kontroly doručitelnost pomalu klesá.
Jak to řeší Sitely
Sitely je studio v Praze, které weby, webové aplikace a mobilní aplikace staví na míru a také je provozuje. Pošta na doméně, na které stojí web, je součástí provozu: MX, SPF, DKIM a DMARC jsou nastavené a hlídané. Není to samostatný produkt, který by se objednával zvlášť, ale část toho, jak web funguje. Podrobnosti najdete na stránce Firemní e-mail na vlastní doméně.
Provoz zahrnuje i hosting, tedy server, doménu a zabezpečené připojení, a také mailing: formuláře, potvrzení objednávek a newsletter. Co přesně se k vašemu projektu hodí, uvidíte v ceníku provozu a v přehledu webů a webových aplikací na míru.
Jak začít
Pokud web teprve plánujete, popište zadání na stránce Kontakt. Vrátí se vám nabídka: co by se vytvořilo, v jakém rozsahu a za kolik, ne pozvánka na schůzku. Tvorba začíná až odsouhlaseným návrhem a do té doby se k ničemu nezavazujete. Pokud už doménu máte, uveďte její název přímo v zadání, aby bylo jasné, z čeho se vychází.
Vlastní doména emailu je malá investice s dlouhodobým efektem: lepší dojem, jistota, že pošta dorazí, a adresy, které vám zůstanou, ať se kolem nich změní cokoli. Důležité je ji nenastavit jen jednou, ale také hlídat.